1. Identifier la visite
Recueillir les informations sur le client, le véhicule, l’intervention demandée, le site souhaité et les contraintes horaires. Utiliser la fiche client ou véhicule lorsque l’intégration permet cette recherche.
IA vocale pour la planification atelier
Un rendez-vous dans le planning atelier. Une réponse claire au téléphone.
« Pouvez-vous prendre ma voiture ? » n’est presque jamais une simple question d’agenda. La réponse dépend du véhicule, de l’intervention demandée, du site, du souhait du client d’attendre sur place et de la capacité réelle de l’atelier. Lineshift recueille ces informations, vérifie vos règles et le planning connecté, puis ne confirme la réservation qu’une fois celle-ci acceptée par le système.
DemandeRévision des 60 000 km
ÉligibilitéAttente sur place
Réponse du planningRéservation acceptée
Appels pris en charge
De la première question au bon résultat
2. Vérifier les règles de réservation
Distinguer l’entretien courant, le diagnostic, le dépôt du véhicule, l’attente sur place et les autres types de rendez-vous. Demander si un véhicule de courtoisie ou une autre prestation est nécessaire lorsque cela modifie les choix disponibles.
3. Trouver un créneau éligible
Consulter le planning atelier connecté et proposer des options conformes aux règles de la visite et du site concernés.
4. Réserver et confirmer
Enregistrer le rendez-vous dans le système, attendre sa validation, puis communiquer au client la date, le site et les consignes d’arrivée confirmés. Envoyer une confirmation par le canal configuré.
5. Transmettre les exceptions
Si aucun créneau ne convient, qu’un système est indisponible ou que la demande nécessite l’avis d’un conseiller, recueillir les informations et attribuer l’action suivante. Indiquer au client que la confirmation est en attente.
Parcours
Le rendez-vous n’est confirmé qu’après validation du planning
- 01Identifier la visiteClient, véhicule et intervention
- 02Vérifier les règlesType de visite et besoins associés
- 03Consulter les disponibilitésCapacité atelier éligible
- 04Tenter la réservationInscrire le créneau choisi
- 05Recevoir la validationRéférence du rendez-vous renvoyée
- 06Confirmer au clientDate, site et consignes
Validation absente ou refuséeDemande en attente, conseiller désigné
Exemple d’appel
Le rendez-vous doit correspondre à l’intervention
Exemple de parcours. Les créneaux et les résultats présentés sont donnés à titre indicatif.
Client“Je dois faire la révision des 60 000 km la semaine prochaine et j’ai besoin d’attendre sur place.”
Lineshift
Lineshift identifie le véhicule, sélectionne le type d’entretien éligible, vérifie les créneaux avec attente sur place et propose une heure adaptée. Si le système de l’atelier l’accepte, l’agent confirme la visite. Si le seul créneau libre nécessite de déposer le véhicule, il ne le réserve pas discrètement à la place.
Un diagnostic, un rendez-vous d’entretien et le simple dépôt d’un véhicule représentent des interventions différentes. Votre équipe définit ces distinctions ; l’agent les respecte.
01
Ce que votre équipe retrouve après l’appel
Le résultat doit être enregistré dans le système déjà utilisé par l’équipe. Un rendez-vous confirmé comprend le client, le véhicule, l’intervention demandée, le créneau, le site, les notes utiles et la référence renvoyée par le système. Une demande en attente de validation est signalée comme telle et attribuée à un conseiller. Un appel qui nécessite immédiatement une expertise est transféré avec tout son contexte.
Le comptoir après-vente dispose ainsi d’une base fiable, et les responsables peuvent mesurer ce qui s’est réellement passé au-delà du simple constat que « quelqu’un a répondu ».
Confirmé
Mar. 16 · 8 h 30 · Entretien avec attente sur place
Référence RDV-48291 · Client informéÀ confirmer
Véhicule de courtoisie demandé · Jeudi souhaité
Conseiller désigné · Client informé de l’attente02
Commencez par un seul type de rendez-vous
Choisissez un parcours d’entretien courant et un site. Définissez les critères d’éligibilité, la capacité, les consignes d’arrivée et la marche à suivre lorsqu’un créneau ou un système est indisponible. Testez de vrais appels avec le planning atelier.
Ajoutez ensuite les diagnostics, les rendez-vous qui nécessitent un véhicule de courtoisie et les autres exceptions, une fois chaque parcours vérifié.
Questions fréquentes
Les questions des responsables après-vente
L’agent peut-il prendre rendez-vous sans accès au planning ?
Il peut recueillir un horaire souhaité et créer une demande. En revanche, il ne peut pas confirmer honnêtement un créneau en temps réel tant qu’un système connecté ou une personne habilitée n’a pas accepté la réservation.
Que se passe-t-il si l’horaire demandé n’est pas disponible ?
L’agent peut proposer un autre horaire éligible selon vos règles ou organiser le rappel d’un conseiller. Il ne doit pas créer de rendez-vous au-delà de la capacité autorisée.
Peut-il gérer plusieurs ateliers ?
Oui, avec des règles de réservation propres à chaque site et les disponibilités connectées de chaque atelier participant.
Démo sur mesure
Apportez un véritable appel atelier à la démonstration
Indiquez-nous les types de rendez-vous pris par votre équipe, les exceptions qu’elle traite et le planning qu’elle utilise. Nous parcourrons un appel avec vous et vous montrerons le rendez-vous ou la demande de suivi qui en résulte dans le processus configuré.